Kategorie: Kita-Beirat

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DAS NEUE KITA-BEIRAT-JAHR BEGINNT

Der Kita-Beirat ist eine der wesentlichen Veränderungen, die 2021 eingeführt wurden. Vermutlich existieren, neben dem Mythos der Übergangsfrist bis 2028, über keine der Neuerungen des neuen Kita-Gesetzes so viele Missverständnisse wie über den Kita-Beirat.

Der Kita-Beirat ist beispielsweise kein Gremium der Elternmitwirkung, auch wenn Eltern darin mitwirken. Vielmehr besteht er aus allen Verantwortungsträgern einer Kita und wird zusätzlich um eine speziell ausgebildete Fachkraft ergänzt, die die Perspektive der Kinder mit einbringen soll. Der Kita-Beirat ist keine Elternausschuss-Sitzung und kann auch nicht innerhalb einer solchen abgehalten werden.

Das neue Kita-Beirats-Jahr startet immer am 1. Dezember eines Jahres. Auf dem Kita-Server findet sich folgende Übersicht über die nun anstehenden Aktivitäten:

Ziel ist es, dass jede Vertretungsgruppe (Träger, Leitung, pädagogische Mitarbeitenden und Eltern) im November ihre Vertretung im Kita-Beirat gewählt bzw. benannt hat und auch die Fachkraft für die Kinderperspektive gewählt ist. Dann kann der Träger ab dem 1. Dezember zur Sitzung einladen.

Für die neue Amtszeit des Kita-Beirates ab 1. Dezember gibt es im Vorfeld bis November einige To-dos nach § 7 KiTaG und der Landesverordnung über den Beirat in Tageseinrichtungen der Kindertagesbetreuung (KiTaGBeiratLVO).
 

To-dos bis November

  1. Infoschreiben an die Eltern und Fachkräfte zum Kita-Beirat und den Schritten, die zu tun sind sowie zu den Informationsquellen. Weiter Informationen finden Sie hier.
    Zuständig: Kita-Leitung und Träger
     
  2. Information der Gruppen bei ihren jeweiligen Treffen (Team, Elternausschuss)
    Zuständig: Kita-Leitung und Träger
     
  3. Treffen der Vertretungsgruppen und Entsendung der Mitglieder in den Kita-Beirat
    (schriftlich bis Ende November dem Träger mitteilen)
    Zuständig: Alle Vertretungsgruppen. Die Gesamtverantwortung dafür, dass alle Gruppen wissen, was wann zu tun ist, trägt der Kita-Träger. Die Umsetzung liegt in der Verantwortung der Vertretungsgruppen.


Und so sieht die Aufgabenverteilung im Einzelnen aus (Handreichung, Seite 12):

  • Der Träger organisiert die Auswahl seiner Mitglieder für den Kita-Beirat inklusive der Benennung des Mitglieds, das den Vorsitz übernimmt und zur Sitzung einlädt. 
  • Die Kita-Leitung organisiert die Entsendung der Kita-Beiratsmitglieder für den Bereich der Kita-Leitung. 
  • Die pädagogischen Fachkräfte sind verantwortlich für ihr Treffen, die (Aus-)Wahl und Entsendung ihrer Vertretung im Kita-Beirat sowie für die Wahl der FaKiB. Sinnvollerweise ruft die Leitung das Thema in einer Team-Stizung auf, sodass Synergien für die Organistation der Fachkräfte entstehen. 
  • Der/Die Vorsitzende des Elternausschusses ist verantwortlich für die Organisation der EA-Sitzung. Einerseitz geht es dabei um die Entsendung der Mitglieder für den Kita-Berait, anderseits auch schon um die Frage, wer von den Mitgliedern im Kita-Beirat den stellvertretenden Vorsitz übernimmt. 


In der Wahlperiode ab Dezember bis November:
Organisation und Durchführung der Kita-Beiratssitzung (mind. einmal pro Jahr)
Zuständig: Träger

Zum Kita-Beirat gibt es eine mittlerweile fast unüberschaubare Anzahl an Informationsquellen. Auch der KEA SÜW war bereits an Informationsveranstaltungen zum Kita-Beirat beteiligt. Eine gute Übersicht über die wesentlichen Informationen kann man sich anhand der Schulungsdokumentation verschaffen:

Download Präsentation zum Kita-Beirat

Die oft gestellte Frage, was den Kita-Beirat vom Elternausschuss unterscheidet, beantwortet dieses kurze Video:

Quelle: https://video.hs-koblenz.de/Panopto/Pages/Viewer.aspx?id=7016cc4b-0cc0-4215-9c0c-ad530071caf7

Weitere Downloads und Links sind auf dem Kita-Server zu finden:

https://kita.rlp.de/kita-in-rheinland-pfalz/bildungs-und-erziehungsthemen/demokratiepaedagogik-und-kinderrechte/kita-beirat

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VERTRETUNGSKRÄFTEPOOL – EIN SCHRECKGESPENST?

Der Personalmangel in den Kitas in Rheinland-Pfalz ist in aller Munde. Allerdings zeichnet sich landesweit und auch im Kreis SÜW ein sehr inhomogenes Bild. Während sich manche Einrichtungen seit Monaten quasi permanent im Maßnahmenplan befinden, beschränken sich verkürzte Öffnungszeiten und Notgruppen in einigen Einrichtungen auf die wenigen Tage im Jahr, wo z.B. durch Krankheitswellen ein erheblicher Teil des pädagogischen Personals kurzfristig und gleichzeitig ausfällt. Auch die Umfrage das des KEA SÜW zur aktuellen Situation in den Kitas wies deutliche Unterschiede nach, was die Häufigkeit der Betreuungseinschränkungen betrifft.

HINTERGRUNDINFORMATIONEN AUSKLAPPEN

Doch woran liegt das?
Der Personalschlüssel einer Kita berechnet sich anhand der Platzanzahl der Kita sowie der Betreuungsdauer der Kinder. Hierzu werden die Eltern jährlich zu ihren Bedürfnissen befragt. Auf Basis der Rückmeldungen werden in einem gemeinsamen Gespräch zwischen Elternausschuss, Träger, Kita-Leitung und Jugendamt die Öffnungszeiten definiert und das zur Betreuung erforderliche Personal berechnet. Diese Berechnung beinhaltet keine Abwesenheiten durch Krankheit, Urlaub oder Fortbildung, sondern stellt das Minimum des Personalbedarfs da, um alle Kinder für die gesamte geplante Betreuungsdauer aufnehmen zu können. Der Träger der Einrichtung ist gesetzlich dazu verpflichtet, dieses Personal ganzjährig bereit zu halten.

Vertretungskräfte
Ausgefallenes Personal muss demnach immer ersetzt werden. Hier kommen die Vertretungskräfte ins Spiel. Diese können ebenfalls Fachkräfte, Fachkräfte in Assistenz oder auch Menschen ohne pädagogische Ausbildung sein. Um den Personalschlüssel ganzjährig aufrecht erhalten zu können, muss ein Kita-Träger also mehr Personal beschäftigen, als er für den Betrieb laut Bedarfsplanung zugeteilt bekommt. Dieser Mehrbedarf ist abhängig von der durchschnittlichen Ausfallquote des Teams und beträgt laut Fachliteratur in der Regel ungefähr 14-18%.

Insbesondere Träger, die lediglich über eine einzelne Kita verfügen (z.B. kommunale Kitas kleiner Gemeinden wie in SÜW weit verbreitet), haben an dieser Stelle Schwierigkeiten, da ein Personalüberhang mit einem gewissen finanziellen Risiko verbunden ist: Vertretungskräfte über dem regulären Personalschlüssel werden von Kreis und Land nur dann mitfinanziert, wenn sie tatsächlich zum Einsatz kommen. Ist das Stamm-Team komplett, erhält der Träger keine Personalkostenzuschüsse für die Vertretungskraft.

Sind Vertretungskräftepools bzw. Springerpools die Lösung?
Träger großer Einrichtungen und Trägerverbände mit mehreren Kitas sind hier deutlich im Vorteil. Durch den grundsätzlich größeren Personalstamm ist das Risiko kleiner, dass die Vertretungskraft nicht zum Einsatz kommt. Insbesondere wenn Fachkräfte einrichtungsübergreifend eingesetzt werden, lassen sich Maßnahmenplan und Notbetreuung weitestgehend vermeiden. Doch selbst innerhalb dieser Trägerverbände wird nur selten zu diesem Mittel gegriffen. Als Begründung werden stets dieselben Argumente angeführt:

  • Springerpools sind aus pädagogischer Sicht nicht sinnvoll, weil die Kinder mit dem häufig wechselnden Personal Schwierigkeiten haben.
  • Das finanzielle Risiko ist zu groß, wenn Fachkräfte aus diesem Pool nicht zum Einsatz kommen.
  • Springerkräfte finden auch im Team keinen Anschluss

Ein Positiv-Beispiel: Herxheim
Dass diese Befürchtungen zum größten Teil unbegründet sind, wird in der größten Kommune im Kreis Südliche Weinstraße eindrucksvoll bewiesen. In den vier kommunalen Einrichtungen werden aktuell rund 420 Kinder betreut. Die Verwaltung der Kitas in den Ortsgemeinden Herxheim und Herxheimweyher mit 25 Plätzen wird gemäß Gemeindeordnung von der Verbandsgemeinde Herxheim übernommen. Dort wurde in den vergangenen Jahren eine professionelle Trägerstruktur geschaffen, die die einzelnen Einrichtungen bestmöglich unterstützt und vorbildliche Rahmenbedingungen schafft. Auch beim Thema Vertretungskräfte sind die Ortsgemeinden schlagkräftig aufgestellt: Seit bald zehn Jahren wird das Stammpersonal der Kitas von Springerkräften unterstützt. Das Konzept sieht vor, dass jede Springerkraft einer bestimmten Kita fest zugeteilt ist, wo sie im Regelfall auch ihren Arbeitsalltag verbringt. Herrscht in einer Einrichtung akute Personalknappheit, hilft die Springerkraft dort aus. Durch den regelmäßigen Einsatz in den Nachbar-Kitas sind die Springerkräfte bei Kindern und Team bestens bekannt und vollständig integriert. Berührungsängste bei den Kindern oder Komplikationen in der Zusammenarbeit der Fachkräfte existieren nicht. Im Gegenteil: Insbesondere die Kinder freuen sich über die gelegentliche Abwechslung und empfinden es als positiv, wenn die Springerkraft aus einer anderen Kita in die Gruppe kommt.
Insgesamt beschäftigen die Ortsgemeinden Herxheim und Herxheimwehyer ungefähr 30-50% der durchschnittlichen Personal-Ausfallquote über dem berechneten Personalschlüssel. Die Zahl unterliegt ständigen Schwankungen, da dieser Puffer auch bei kurzfristig entstandenen, dauerhaften Ausfällen des Stammpersonals (z.B. durch Schwangerschaft) zum Tragen kommt und positive Effekte zur Folge hat: Es steht ohne akuten Handlungszwang hinsichtlich Personalsuche sofort Ersatz zur Verfügung. Auch die aufgrund der Bedarfsplanung jährlich entstehenden geringfügigen Schwankungen des Stammpersonals können somit ohne Kraftanstrengungen kompensiert werden. „Ein finanzielles Risiko entsteht dadurch nicht. Die nicht refinanzierten Personalkosten sind verschwindend gering“, so David Jochim, der zuständige Fachbereichsleiter der Verbandsgemeindeverwaltung. Ab 30% dauerhafter Kompensation der ausfallenden Personalstunden sorgt ein Springerpool bereits für deutliche Entlastung, so die Erfahrungswerte David Jochims.
Am fiktiven Rechenbeispiel zeigt sich, was diese Zahl bedeutet: Ein Zusammenschluss von drei Kitas mit insgesamt 175 Plätzen und einer durchschnittlichen Personalausfallquote von 20% könnte mit rund 1,5 Vollzeitäquivalenten im Springerpool die Situation für Fachkräfte und Eltern bereits spürbar verbessern.

Die beiden Ortsgemeinden setzen hierbei ausschließlich auf unbefristete Arbeitsverträge. Auch Schwangerschaftsvertretungen werden nicht nur für die Dauer der Schwangerschaft und Elternzeit der ausgefallenen Fachkraft eingestellt. „Wir haben eine sehr geringe Fluktuation, aber durch längere Krankheitsausfälle, Nachwuchs oder dem Wunsch nach Veränderung der Wochenarbeitszeit entsteht immer wieder ein Bedarf. Es gibt für uns keinen Grund, Arbeitsverträge zu befristen.“, erklärt David Jochim. „Unser System funktioniert und hatte sich nach wenigen Jahren eingependelt.“

Auch über das Personalmanagement hinaus erfahren die Verantwortlichen der Einrichtungen große Unterstützung durch die Mitarbeiter der Verbandsgemeindeverwaltung und werden so deutlich entlastet. Durch Schaffung von gemeinsamen Strukturen und Standards wird den Leitungen und Ortsbürgermeistern viel bürokratische Arbeit abgenommen. Hierdurch entsteht eine große Effizienz und insbesondere auch ein hoher Qualitäts-Standard.
„Als Verbandsgemeinde leisten wir hierzu unseren Beitrag in Form von Verwaltungspersonaleinsatz. Um die Belange der kommunalen Kitas kümmert sich eine sehr engagierte und kompetente Mitarbeiterin, welcher die hierfür erforderlichen zeitlichen Ressourcen zur Verfügung stehen. Wir tun das aus Überzeugung, weil uns die Bedürfnisse der Familien und Mitarbeitern in den Kitas wichtig sind. Die positiven Rückmeldungen der Eltern so wie die allgemein vergleichsweise gute Situation in unseren Einrichtungen bestätigt uns dabei.“, so David Jochim zu den Beweggründen.

Die Elternvertretungen plädieren landesweit dafür, professionelle Trägerstrukturen zu schaffen. Durch Optimierung von Verwaltungsprozessen und Nutzung von gemeinsamen Strukturen für mehrere Einrichtungen kann das System Kita eine deutliche Verbesserung für alle Beteiligten erfahren. Fachkräfte, Eltern, Kinder und auch Träger profitieren davon. Im nördlichen Rheinland-Pfalz sind solche Strukturen bereits weiter verbreitet. Auch dort sind die Erfahrungsberichte durchweg positiv.

Der Kreiselternausschuss SÜW bedankt sich bei der Verbandsgemeinde Herxheim im Namen der Eltern für diese familienorientierte Vorgehensweise sowie die Unterstützung zu diesem Beitrag.

Links und weiterführende Informationen:

Beispiele für Trägerverbände:
https://www.vg-herxheim.de/leben/kindertagesstaetten
https://www.xn--nordpflzerland-bib.de/leben-in-der-vg/kindertagesstaetten/
https://www.unikathe.de/start/
https://www.verbandsgemeindeweissenthurm.de/buergerservice-rathaus/jugend-familie-bildung/kindertageseinrichtungen/

So könnte eine inhaltlich attraktive Stellenanzeige aussehen

Beitrag zur Trägerverantwortung

Mögliche Maßnahmen gegen den Fachkräftemangel

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MASSNAHMENPLAN TRANSPARENT GEMACHT: DAS PERSONALOMETER

Personelle Engpässe sind aktuell wohl in jeder Kita an der Tagesordnung. Viele Kita-Träger geben sich große Mühe, ihrer gesetzlich verankerten Pflicht nachzukommen, Ausfälle umgehend mit Vertretungspersonal auszugleichen. Dennoch kann dadurch nicht jede Krankheitswelle vollständig abgefangen werden.

Oberste Priorität in einer Kita hat immer das Wohl der Kinder. Hierzu ist erforderlich, dass das Kita-Team die Aufsichtspflicht gewährleisten kann. Aber auch der Schutz der Fachkräfte ist ein wichtiger Punkt. Hier fallen zwei Aspekte zusammen: Der Gesundheitsschutz sowie die rechtliche Absicherung für den Fall, dass ein Kind zu Schaden kommt. Hierfür hat der Gesetzgeber den sogenannten Maßnahmenplan verbindlich für jede Kita eingeführt.

Wie unsere Umfrage zum Stimmungsbild im Herbst 2023 gezeigt hat, ist dieser Maßnahmenplan aber weniger als der Hälfte der Eltern bekannt. Sogar ca. ein Viertel der Fachkräfte gaben an, die Inhalte des Maßnahmenplans nicht zu kennen.

Wie man die personelle Situation und den Maßnahmenplan für alle transparent gestalten könnte, zeigt das Beispiel aus der kommunalen Kita „Abenteuerland“ in Maikammer. Dort kommt das „Personalometer“ zum Einsatz.

Was ist das?

Das Personalometer visualisiert den Maßnahmenplan und macht ihn gleichzeitig transparent und offen für alle. „Es beschreibt wie viele Fachkräfte an diesem Tag fehlen und welche Einschränkungen bzw. Maßnahmen sich daraus ergeben. Dies wird sowohl in Ampelfarben und Textform, als auch mit einem Magneten „HEUTE“ gekennzeichnet.“, beschreibt Tanja Fritzinger, Leitung der Einrichtung in Maikammer. „So können die Eltern täglich sehen ob sich Veränderungen oder z.B. krankheitsbedingter Personalausfall auf den Ablauf des Kitaalltags auswirken. Wenn das „HEUTE“ nach oben steigt, wissen die Eltern, dass sich die Lage zuspitzt.“

„Für uns Eltern ist das Personalometer eine wirklich schöne Sache! Wir sind genau darüber informiert, welche Maßnahmen bei Personalausfall ergriffen werden müssen. So weiß jeder gleich morgens beim Bringen der Kinder, dass z.B. das Vorschulprogramm heute leider ausfallen muss. Die dadurch entstehende Transparenz trägt dazu bei, dass es viel weniger Unmut bei den Eltern gibt, weil wir immer tagesaktuell darüber informiert sind, wie sich die Personalsituation darstellt.“, lobt Sebastian Christill, Vorsitzender des Elternausschusses, das Vorgehen.

„Leider gibt es gerade bei einer Krankheitswelle des Personals auch immer kurzfristige Entscheidungen zu treffen. Daher ist es wichtig, das Personalometer tagesaktuell zu halten.“ so Tanja Fritzinger.
Zwei Minuten Aufwand pro Tag, die aber im Gegenzug eine große Zeitersparnis bringen, da man nicht jedes Elternteil gesondert über die aktuelle Lage informieren muss. Auch das Team weiß mit einem Blick darüber bescheid, wie sich die Situation an dem jeweiligen Tag darstellt.

Wir als Elternvertretung begrüßen diese Vorgehensweise ausdrücklich und hoffen, dass sie möglichst viele Nachahmer findet. Im Sinne der Bildungs- und Erziehungspartnerschaft trägt dieses Werkzeug deutlich und mit wenig Aufwand zur Transparenz bei. Wir bedanken uns recht herzlich bei der Kita „Abenteuerland“ in Maikammer für die Ermöglichung dieses Beitrags!

Viele weitere Informationen sowie die Möglichkeit, das Personalometer zu bestellen findet ihr unter folgendem Link:
Haben Sie Mut zur Transparenz: mit unserem Personalometer – E-Learning für Kita und Tagespflege (kita-campus.de)

Ihr habt auch Lösungen für die Probleme des Alltags, die vielleicht auch in anderen Kitas hilfreich sein könnten? Schickt uns eure Ideen gerne zu!